В этой статье продолжим разговор о финансах малого бизнеса. Следующими действиями в управлении финансами в малом бизнесе являются постоянный контроль финансов и анализ его финансового состояния.
Контроль финансов является не менее важной функцией финансовой стабилизации бизнеса, чем планирование. Более того, без надлежащего контроля финансов, их планирование просто теряет смысл.
Контроль за финансами и форма организации бизнеса.
Контролировать следует все финансовые операции, все поступления и, особенно, все траты. Для владельца малого бизнеса вообще не должно быть бесконтрольных денег в его бизнесе.
Следует отметить, что существенную роль в контроле финансов играет форма организации малого бизнеса: ООО или индивидуальное предпринимательство. На форме организации малого бизнеса более детально остановимся в отдельной статье. Но о разнице в контроле финансов поговорим сейчас.
В ООО контроль движения финансов осуществляется и бизнесменом и бухгалтерией. Очень способствует налаживанию финансовой дисциплины и банк, т.к. ООО должны все поступления и траты (за незначительными исключениями) проводить через банк.
В случае индивидуального предпринимательства, такого контроля нет, и бизнесмен вправе распоряжаться полученными средствами как своими. Вот тут и начинаются проблемы. Мне довольно часто приходилось сталкиваться с индивидуальными предпринимателями, у которых в финансах был такой беспорядок, что они не знали даже где деньги бизнеса, а где их личные, не могли определить, в каком состоянии находится их малый бизнес. Естественно, долго их бизнесы существовать не могли. Но я не уверен, что даже после банкротств, они поняли, что все их беды случились от неумения или нежелания навести порядок в финансах.
Как навести порядок в финансах индивидуальным предпринимателям.
Я настоятельно советую индивидуальным предпринимателям в вопросах контроля финансов навести полный порядок. И в качестве первоочередных и самых необходимых действий, можно порекомендовать следующие меры:
— записывать все, даже самые мелкие поступления и траты, как бы это не казалось нудным и напрасным;
— разделить свои финансы и финансы бизнеса;
— иметь разные счета в банке для своих личных нужд и для бизнеса;
— желательно все финансовые операции проводить через банк, ограничивая оборот неучтенных денег;
— вытаскивать из бизнеса деньги на свои нужды только подконтрольно, в виде зарплаты или дивидендов за какой-то период.
На основании записей поступлений и трат можно контролировать все поступления и траты, следить за выполнением плановых платежей, анализировать состояние малого бизнеса, набирать статистику для долгосрочного планирования. Записи можно вести на компьютере. Для продвинутых пользователей существуют довольно простые программы для этого. Большинство их них бесплатны. Можно самим сделать элементарные произвольные таблицы и их регулярно заполнять.
Кто не хочет связываться с компьютером может использовать даже обыкновенный дневник-ежедневник. Поступления записывайте ежедневно со знаком «плюс», а расходы со знаком «минус». Складывая последовательно ежедневные результаты, вы будете постоянно видеть реальное финансовое состояние вашего малого бизнеса, следить за его платежеспособностью, оперативно принимать меры для обеспечения его финансовой безопасности.
Три способа создания постоянной платежеспособности.
Для создания постоянной платежеспособности можно привести три способа. Рассмотрим их по мере предпочтения. Это мое мнение, но какому варианту отдавать предпочтение, решать вам.
1) Создание страхового фонда. Этот вопрос подробно описан в статье.
2) Оперативное планирование денежных поступлений и платежей. Этот вопрос подробно описан в статье.
3) Работать на банковских ссудах. Чаще всего этот способ используют крупные оптовики, крупные строительные подрядчики. В малом бизнесе используется не часто. Применять следует только в случае крайней необходимости, т.к. основная часть вашей прибыли уйдет в банк в виде процентов по ссудам. Более подробно об этом можно прочитать в статье.
Все эти варианты пригодны только при двух условиях. Первое заключается в том, что вы производите прибыльную продукцию (я постоянно повторяю, что работать без прибыли нельзя) и доход вашего малого бизнеса выше его границы безопасности. Подробнее об этом в статье.
Второе заключается в том, что свою продукцию вы продаете, а не отдаете на реализацию или в кредит на длительные сроки. Отдавая продукцию на реализацию или в кредит, вы делаете свой бизнес непредсказуемым. Возможность неплатежей, нестабильности в работе, всевозможных рисков и даже банкротства его возрастает в разы.
Желательно, конечно, работать вообще с предоплатой. Но найти много таких клиентов довольно сложно, особенно во времена кризисов. И если таких клиентов недостаточно, работайте по принципу «продал-получил». Т.е. получайте оплату за реализованный товар сразу. Лучше потратить больше времени на то, чтобы найти подходящих клиентов, лучше меньше продавать, чем тратить время и нервы на взыскание долгов с проблемных клиентов. Не имея четкого плана реализации продукции, лучше бизнес не начинать.
Можно ли перепоручить контроль за финансами в малом бизнесе?
Несколько слов хочется сказать о важности контроля за движением финансов в случае, когда эту сферу деятельности владелец малого бизнеса перепоручил кому-то другому. Это может быть бухгалтер или другой наемный работник. Так обычно поступают владельцы малого бизнеса, не умеющие или не желающие хотя бы немного разобраться в этом вопросе, или считающие, что их малый бизнес уже достаточно вырос для этого. Я не хочу на этом вопросе останавливаться подробно, т.к. считаю, что в малом бизнесе это недопустимо. Но так же считаю, что в этом случае контролировать финансовые потоки необходимо еще более тщательно.
Я не хочу сейчас говорить о недобросовестных работниках, которым доверена финансовая деятельность. Хотя и таких хватает. И без надлежащего контроля со стороны владельца бизнеса, такие работники очень быстро бизнес обанкротят.
Но даже добросовестные работники могут доставить бизнесу массу неприятностей. Прежде всего, любой человек может ошибаться. А к чему приводят ошибки в финансовой деятельности я уже писал. Кроме того, ни один наемный работник не будет относиться к малому бизнесу так же, как относится его владелец. Ни один наемный работник не сможет видеть общее состояние малого бизнеса так, как видит его владелец. И, наконец, ни один наемный работник не сможет выстроить очередь платежей по их важности. Он будет выплачивать деньги по мере поступления платежек. Можно привести еще много всевозможных «не», которые не будет делать наемный работник. И если в других сферах деятельности ошибки или недоделки наемных работников можно исправить, то в финансовой деятельности они чаще всего непоправимы. Поэтому, повторяю, контроль за финансовой деятельностью, должен быть очень тщательным.
Я считаю, что человек, не умеющий или не желающий заниматься планированием и контролем финансов, не должен начинать свой малый бизнес.
