Выставка для некоторых руководителей – это просто возможность «покрасоваться». Они тратят огромные деньги на оформление стендов, на различные спецэффекты, на девиц с ногами «от ушей», на артистов, выпивки и прочие «прибамбасы». И наивно полагают, что таким образом создают неповторимый имидж их фирме и им лично. При этом они используют мега-деньги, а не мега-мозги. Конечно, если есть лишние деньги, можно позволить себе просто выбросить их на ветер. Но если вы хотите, чтобы выставка дала коммерческий эффект, то ваши действия должны быть другими. Совершенно другими. А какими именно, об этом я и хочу рассказать в этой статье.
Вступление.
О выставках я знаю не понаслышке. Много лет сама занималась их организацией. Более того, была инициатором проведения выставок в нашем городе. Рекламная фирма, в которой я работала заместителем директора, первой начала их проводить. И мне, как ответственной за организацию выставок, приходилось участвовать во всех этапах выставочного процесса.
Затем на протяжении нескольких лет я помогала своим клиентам в экспонировании их товаров или услуг.
За эти годы сама не раз допускала ошибки в выставочной деятельности. И неоднократно наблюдала, как их совершают экспоненты наших выставок. Хочу поделиться своим скромным опытом в этом направлении. Возможно, он будет кому-то из вас полезен.
Зачем вам это нужно?
Прежде всего, руководитель фирмы должен задать себе несколько вопросов: «А зачем мне вообще нужна выставка? Каких результатов я хочу достичь, участвуя в ней? Как она поможет развитию моего бизнеса?». И тщательно взвесить все «За» и «Против», учитывая достаточно большие затраты на такое мероприятие. А также, отсутствие на рабочих местах нескольких сотрудников, принимающих участие в выставочном процессе.
Может оказаться, что на эти вопросы внятных ответов не будет. Тогда от участия в выставке надо просто отказаться.
Но если выставка вам поможет:
- Расширить рынок сбыта.
- Реализовать часть своей продукции.
- Найти новых клиентов.
- Развить дилерскую сеть.
- Укрепить имидж фирмы.
- Больше информации собрать о своих конкурентах и т.д.
Значит, есть смысл в ней участвовать.
Выставка позволяет решать несколько бизнес-задач одновременно. Но, чтобы она дала финансовую отдачу, к ней необходимо хорошо подготовиться. И правильно ее провести. Обязательно надо выполнить все завершающие работы после окончания выставки. А главное, помнить, что выставка — это один из инструментов маркетинговой стратегии фирмы. И действовать в рамках этой стратегии, обязательно включая маркетинговое мышление-мышление от клиента. В данном случае — от посетителя выставки.
Когда решение об участии принято, руководителю фирмы необходимо назначить ответственное лицо за проведение выставки. В определенный день недели требовать от него (нее) отчета о ходе подготовки к мероприятию. Таким человеком может быть сотрудник или сотрудница вашей фирмы. Гораздо эффективнее будет привлечение со стороны специалиста, который уже имеет аналогичный опыт. Ему необходимо выделить в распоряжение 2-3 сотрудника фирмы, помощь которых обязательно понадобится. Выставка — дело очень хлопотное. Придется побегать, готовясь к ней.
Начинаем выставочный забег.
Обычно на подготовку к выставке потребуется один-два месяца.
Ответственный за участие в ней должен хорошо понимать свои основные задачи. Во-первых, он должен обеспечить достойный уровень проведения этого мероприятия. Во-вторых, постараться сократить расходы на его проведение. А самое главное, приложить все силы для получения отличного результата от участия в выставке. Последовательность его действий при решении этих задач следующая:
- Встреча с организаторами выставки.
- Переговоры с поставщиками.
- Подготовка раздаточных материалов.
- Разработка макета выставочного стенда (экспоместа).
- Выбор экспонатов (товаров/услуг), которые будут демонстрироваться.
- Назначениестендистов, которые будут работать на экспоместе.
- Проведение собственной рекламной кампании для привлечения именно ваших потенциальных покупателей, деловых партнеров, дилеров и т.д.
Прорабатываем детали подготовки к выставке.
Встреча с организаторами выставки.
Необходима для того, чтобы:
- Определить размеры и расположение своего экспоместа на плане выставки.
- Договориться о проведении своего семинара или промо-акции на выставке, если они вами запланированы.
- Узнать, какую рекламную кампанию выставки собираютсяпроводить ее организаторы (СМИ, телевидение, Интернет и т.д.).
- Кому они по своей базе данных направят приглашения на выставку.
- Обсудить способы оплаты, постараться получить скидку. Вы платите деньги (обычно немалые) и имеете право высказать свои пожелания организаторам выставки.
Переговоры с поставщиками (если такие имеются).
Надо проводить, чтобы уменьшить выставочные затраты. Это и предоставление выставочных образцов, и раздаточные материалы, и денежная поддержка со стороны поставщика. Ведь он заинтересован в вашем успехе в бизнесе, потому что это и его успех.
Подготовка раздаточных материалов.
Раздаточные материалы обычно готовят двух видов. Одни проще и дешевле, для всех посетителей выставки. Это могут быть листовки формата А4, отпечатанные на принтере. Желательно на цветной бумаге пастельных тонов. Вторые более качественные и дорогие, изготовленные в типографии. Для будущих партнеров по бизнесу (корпоративные клиенты, представители их организаций, дистрибьюторы и прочие).
Созданию текстов для рекламных материалов надо уделять особое внимание. Закончится выставка, посетитель забудет о вашем стенде, о рассказах стендистов. Но у него в руках останутся ваши рекламные материалы. И чтобы он их не выбросил, надо вызвать у посетителя вашего стенда желание сохранить эту информацию. Например, указать, что выставочная листовка даст ему право на скидку в вашем магазине.
Всегда надо помнить, что многие руководители посылают своих сотрудников собрать информацию об участниках выставки. Следовательно, именно они будут изучать ваши рекламные материалы. И руководству другой организации сразу же должно быть понятно, чем вы хороши, и почему покупать лучше у вас. Или сотрудничать с вами. Не надо считать, что основную работу проводят стендисты. Именно ваши раздаточные материалы работают или на вас — или против вас! Причем, длительное время.
Разработка макета выставочного стенда.
Выставочный стенд должен быть продуман до мелочей. Надо обеспечить легкий доступ посетителю к выставляемым образцам. И возможность получить все необходимые информационные материалы. На первом плане должно быть удобство для посетителей вашего стенда. А затем уже его художественное оформление. Желательно наличие на стенде презентационной папки вашей фирмы с качественной полиграфией. Отлично работает также папка с отзывами ваших клиентов. Обязательно наличие на стенде прайс-листов с ценами на ваши товары или услуги. Хорошо, когда есть небольшой презентационный ролик, записанный на дисках. Но такие диски раздают только тем, в ком особенно заинтересована ваша фирма. Также должны быть каталоги и проспекты с описанием ваших товаров. И визитки в достаточном количестве.
Выбор экспонатов. Назначение стендистов.
Выставочные экспонаты. Если вы представляете несколько групп товаров, достаточно выставить по одному образцу из каждой группы. Экспо место должно «дышать», а не быть завалено однотипными образцами.
Стендисты – это люди, которые в течение работы выставки будут «лицом» вашей фирмы.
Очевидно, что они должны быть аккуратно одеты, обладать приятной внешностью и навыками коммуникации. А главное, «владеть предметом» — досконально знать все свойства и технические характеристики рекламируемого товара. Или особенности предоставляемой услуги.
Часто наблюдала такую унылую картину. Возле Экспо места тоскливо слоняется девушка модельной внешности. Которую «арендовали» на время работы выставки. И которой заплатили немалые деньги за ее «помощь». Через несколько часов лицо девушки искажается гримасой страдания. Действительно, тяжело выстоять на «шпильках» длительное время. Об экспонируемом товаре девушка и понятия не имеет. Да и кому придет в голову спрашивать ее об этом! Если нужно отвлечь внимание от вашего стенда-лучшего способа не придумаешь.
Проведение собственной рекламной кампании.
Рекламная кампания выставки играет огромную роль в привлечении посетителей. Организаторы этого мероприятия всегда проводят свои рекламные кампании. Они извещают о предстоящей выставке в СМИ, размещают рекламу на своих рекламоносителях. Делают почтовую рассылку, приглашая клиентов из своей базы данных и т.д.
Только их усилий совсем недостаточно. Вам ведь нужны представители именно вашей целевой аудитории. Поэтому необходимо для почтовой рассылки использовать личные базы данных постоянных покупателей, дистрибьюторов, корпоративных клиентов. И размещать собственную рекламу на своем сайте, в социальных сетях, в своих магазинах, приглашая посетителей непосредственно на свой стенд.
Заключение.
Подготовительный этап во многом определяет, какую отдачу вы получите от выставки.
Поэтому отнестись к этому процессу надо очень серьезно, уважаемые руководители.
Как проводить работу непосредственно на выставке, как ее результативно завершить, я расскажу в следующей статье. И приведу пример очень успешного участия в выставке одного из моих клиентов. Расскажу подробно, за счет чего был достигнут этот успех.
